Maksuehdon valinta
Maksuehdon valinnalla on merkitystä yrityksen talouteen ja liian pitkät maksuehdot saattavat ajaa pienen yrityksen talouden ahtaalle. Maksuehtojen suunnittelu onkin tärkeä osa yrityksen kassanhallintaa. Liian pitkä maksuaika voi heilauttaa yrityksen taloutta, mutta liian lyhyt voi vaikuttaa negatiivisesti asiakassuhteisiin. Yrityksen onkin hyvä miettiä huolellisesti mikä maksuehto sopii parhaiten omalle liiketoiminnalleen ja asiakkailleen.
Esimerkkejä maksuehdoista:
- maksuehto 7 pv, 14 pv ja 30 pv netto
- maksuehto 7 pv -5%, 14 päivää netto
- maksuehto heti
Myyntilaskuissa on hyvä pyrkiä sopimaan mahdollisimman lyhyt maksuaika. Kannattaa kuitenkin muistaa, että liian lyhyt maksuaika voi tuntua laskun vastaanottajasta kohtuuttomalta. Esimerkiksi 7 päivän maksuehto on jo niin lyhyt, että sen käsitteleminen yrityksissä voi olla haastavaa ennen eräpäivää. Lasku pitää mahdollisesti hyväksyä useammalla ihmisellä ja jos lasku on lähetetty postitse, se ei välttämättä edes tavoita vastaanottajaa ajoissa.
Käytännössä laskun minimi maksuaika voi olla ”heti”, jota käytetään esimerkiksi palvelun laskutuksessa sen toteutumisen jälkeen. Maksuehto ”heti” tai 7 pv netto voi kuitenkin olla hyvin tiukka. Jos saatavan perusteen luonne ei sitä vaadi, kannattaa valita pidempi maksuehto. Yritysasiakasta voi kannustaa nopeampaan maksusuoritukseen lisäämällä maksuehtoon alennuksen, jos lasku maksetaan lyhyemmällä maksuehdolla. Jos maksuehdoksi merkitään 7 pv -5%, 14 päivää netto, asiakas saa -5% alennuksen maksaessaan laskun 7 päivän kuluessa.
Mitä laki sanoo maksuehdoista?
Maksuehtoa säätää laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista, eli maksuehtolaki, joka määrittelee elinkeinoharjoittajien ja hankintayksiköiden maksuehdoista. Hankintayksiköillä tarkoitetaan laissa esimerkiksi valtion viranomaisia ja julkioikeudellisia laitoksia.
Vuonna 2015 lakia muutettiin niin, että yritysten välisten laskujen maksuaikaa muutettiin 60 päivästä 30 päivään. 30 päivän maksuajan saa ylittää vain, jos siitä on sovittu yhteisesti.
Laissa säädetään maksuajan lisäksi esimerkiksi maksuerissä maksamisesta, hyväksymismenettelyn enimmäiskestosta ja kohtuuttomista sopimusehdoista.
Maksuehdot yritysten välisessä laskutuksessa
Yritysten välinen laskutus on tasapainoilua talouden ja asiakassuhteiden välillä, joten maksuehdoista sopiminen yritysten välillä on tärkeää. Tänä päivänä monien suuryritysten strategia on maksaa laskunsa oman aikataulunsa mukaisesti, jotta yritys voi maksimoida käyttöpääomansa käytettäväksi omiin projekteihin.
Myyntisaamisten keskimääräinen maksuaika on pidentynyt ja pahimmillaan laskuja lykätään jopa kolmen tai neljän kuukauden päähän. Tämä ei ole hyvä asia pienelle alihankkijalle, josta on käytännössä tullut asiakkaansa lainanantaja.
Viisi vinkkiä yritysten välisiin maksuehtoihin ja laskutukseen:
- Sovi maksuehdoista asiakkaan kanssa kirjallisesti. Jos maksuehto on poikkeuksellisen lyhyt tai pitkä, selvitä myös sen perusteet sopimuksessa.
- Laskuta ajoissa ja tehokkaasti. Älä viivyttele laskun lähettämistä ja nopeuta prosessia laskutusohjelmalla, sähköisillä laskuilla ja merkitse laskuun kaikki oleellinen, jotta asiakas voi maksaa laskun välittömästi. Seuraa myyntisaamisten tilaa säännöllisesti ja muistuta asiakasta heti laskun eräpäivän jälkeen.
- Neuvottele maksuehdoista, jos et ole niihin tyytyväinen. Vaikka et saisi ehdottamiasi maksuehtoja, voidaan neuvottelun tuloksena päästä kompromissiin, joka tyydyttää molempia osapuolia.
- Myönnä asiakkaalle alennus, jos saatavat maksetaan nopeasti. Jos asiakas maksaa laskun heti, voit tarjota esimerkiksi ilmaista toimitusta. Alennus maksuehto voi olla myös ”maksuehto 7 pv -5%, 14 pv netto” tai ”maksuehto 7 pv -10%, 14 pv -5%, 30 pv netto”. Alennuksen ei tarvitse olla suuri, kunhan se kiinnittää asiakkaan huomion ja kannustaa laskun maksuun mahdollisimman pian.
- Pyydä ennakkomaksua, jos maksuehto on työn luonteen vuoksi pitkä. Esimerkiksi pitkäkestoisissa projekteissa on normaali käytäntö pyytää osittaista ennakko- tai takuumaksua, jotta yrityksen talous pysyy kunnossa ja se voi kattaa yrityksen kulut, kunnes projekti on valmis.
Laskun maksuehto kuluttajille
Laskun maksuaikaa ei ole laissa säädetty, mutta kuluttajaviraston virallinen suositus on käyttää vähintään 14 päivän maksuehtoa kuluttajille. Useimmat yritykset käyttävätkin 14 – 30 päivän maksuehtoa kuluttajakaupassa, mutta poikkeuksiakin löytyy. Esimerkiksi palvelut, joista laskutetaan vasta jälkikäteen käyttävät usein lyhyempää maksuehtoa.
Mistä rahaa, jos myyntisaamiset ei kotiudu?
Jos myyntisaamiset eivät kotiudu, voi yrityksen maksukyky heikentyä ja omien laskujen maksu viivästyä. Maksujen viivästyminen ei kannata, sillä yritys voi saada maksuviivemerkinnän, joka vaikuttaa yrityksen luottotietoihin. Isoille ja vakaavaraisille yrityksille tällä ei ole yhtä suurta merkitystä, kuin pk-yrityksille.
Jos maksuehdot ovat pitkät ja yritys tarvitsee rahaa ennen eräpäivää, kannattaa tutustua laskurahoitukseen. Tässä rahoitusmuodossa yritys saa tietyn prosenttiosuuden myyntisaatavista heti tilille hyvissä ajoin ennen eräpäivää. Laskurahoitus sopii hyvin tilapäiseen rahoitustarpeeseen, eikä se sido yritystä pitkään.
Etukäteen varautuminen on myös kannattavaa, sillä maksujen viivästyminen voi olla yritykselle kohtalokasta, erityisesti yllättävien kulujen ilmaantuessa samanaikaisesti. Yrittäjälle hyvä varakeino on luottolimiitti, eli jatkuva joustoluotto joka on helposti ja nopeasti käytettävissä silloin kun sitä tarvitaan.
